多人协作办公的经验分享
萜妹最近一直在跟老师写本子，写本子无疑是一个多人大型合作项目，所以我们这次充分利用了协作办公软件——飞书。
今天就来和小可爱们分享下，飞书进行协作办公的三个使用场景与小经验。
文献泛读
无论是申项目还是写论文，文献综述都是前期非常重要的部分。如果要接触一个全新的领域，想要在规定时间内快速泛读完所有文献，仅靠一个人肯定不可能，所以我们可以编制好规定的模板，再让大家按模板填写相应内容，做到多人同步进行文献阅读。
使用感受
使用飞书在线同步编写阅读笔记的优点：
【大大提高工作效率】我们第一个topic找了200篇文献，最终10个人在10小时内写了近10万字的阅读笔记（虽然也有DDL的缘故 hhh）。我个人觉得这是一个人不可能完成的事，也是一群人分开线下办公很难做到的事。线下办公大家不知道相互进度。飞书办公时，能在文件右上角看到实时同步编辑的人员，也可以看到各部分进展，这就会让人不好意思摸鱼。
【方便他人查漏补缺】任务初次分配时，大家只是按序号领了各自的文献，但是有的文献很好读（一眼看过去就知道无关），有的文献很难读。同步编辑的时候，先完成的朋友就可以去分担其他人的压力。而且直接在对应位置填写即可，也省去了一来二去、反复沟通的过程。
【实时掌控各部分进度】虽然我们在规定时间内完成了这个任务，但是中间还是有很多曲折。比如，我们一开始只有5个人干活，但过了2、3个小时，我们就意识到这件事按目前的进度做不完，所以又立马去找来了其他人帮忙，最终才踩点完成。
【省去了文件汇总的工作】并且可以确保各部分有在按模板撰写。作为一个常常负责汇总的人，可太了解一个模板下去，最后回来七八九个不同样式的痛苦了TAT。
【方便后期查阅、修改】文献综述对我们项目后期进展超有帮助。大家在后续开会时，常常重新回来打开阅读笔记查看。
使用经验与技巧
【使用链接作为标题名】每篇文献的阅读笔记标题名建议直接用PDF链接，这样后续其他人需要查阅时可以直接点击标题跳转。
具体的设置操作：
- 将PDF上传至论文汇总文件夹
- 在文件夹中找到对应的文章
- 点击右侧的“…”，选择复制链接
- 回到阅读笔记页面粘贴
（如果大家有更高效的设置方式也欢迎分享。）
【将关键信息填入子标题后】这样做会方便大家在汇总与回溯时，快速提取、回忆文章信息。
因为飞书是支持Markdown语言的，所以我们把整篇文章转成Markdown语言后，就会出现固定格式的内容，比如“### 研究视角：XXXX”。
再将所有文本粘贴进Excel里排序，可以快速汇总。
（这又是一个汇总人的血泪教训，不然得一篇篇复制粘贴，真的很麻烦）
【在正文中突出关键信息】因为是多人协作，整个阅读笔记最后的体量不会小（我们一个topic就有近10万字，这还只是有目的的摘录特定部分），所以撰写每篇阅读笔记时就可以有所侧重，或进行信息的初步加工。这样后续总括文献综述时会轻松很多。
正文撰写
整个项目书的内容很多，大家需要分工写作，而且各个部分可能需要相互呼应，所以也非常适合在飞书上一起撰写。
使用感受
这个部分有两个完胜word的优点：
【能显示历史编辑记录】我认为这是飞书最大的优点！当我们突然想找到曾经写过的某些内容时，我们还有返回历史记录的这个选项。所以我个人非常建议大家直接在飞书上编辑，反正它实时保存也不需要我们额外的操作与设置，就能为写作上一份保险。
【不会出现多个类似文件】大家应该都经历过，XXX文件1.0/2.0/3.0等过程。一个项目坐下来，几乎每天都会有一个甚至多个新版本，最可怕的还是每个人的版本或许还有不一样。而在飞书上编辑很好的规避了这点，大家有且只有一个版本，不存在弄混的可能。不过每次大改前，我还是会在飞书里再备份一版，hhh
使用经验与技巧
不过需要提醒，飞书撰写正文时会有个小问题：
【不好调整排版格式】因为它采用的是Markdown语言，所以它不好调整各标题的格式。我个人建议是在等内容完全确定或基本成型后，再下载成本地word调整格式。
还有个小问题是：
【外部文件编辑体验欠佳】我们前面演示的都是使用飞书的文档编辑，它虽然也可以共享word并在word中编辑，但这里的体验就差很多，比如大量复制粘贴时容易崩，他人崩了也可能带崩你这边，编辑记录不能看到具体的修改内容等等。不过如果只是少量文字的修改与添加，它的使用还是很正常的。
会议记录
我建议只要是个合作项目，只要会议内容稍微复杂一点，都可以双方开着《会议文档》，边开会边记录，文字会比语言更加准确！！！
使用感受
边开边写的好处在于，【保证了沟通的准确性】。
项目过程中，我们和老师开了非常多的会。早期往往是他说balabala要怎么改，我们在他办公室时常常觉得自己听懂了，然后一下来、一开改，好像哪里推不通，又大眼瞪小眼。然后强行改完一稿，第二晚再去找他，他又有新的balabala。
所以，后来我学聪明了。老师开始捋逻辑的时候，我就在共享文档上疯狂打字。等他说完一遍，我再问老师，看看是不是我记录的这些。
有时候他会发现，我的理解有偏差，他能直接在我的文档上修改。有时候也会出现，句与句之间确实有跳跃的情况，这个时候我们立马讨论修正，进展会快很多。
使用经验与技巧
如果是完全线上的沟通，我更建议大家开个共享文档一起编辑。
萜妹有个合作者不在本地，所以我们每次沟通只能腾讯会议。虽然腾讯会议可以共享屏幕、写写画画，已经比较方便，但是在进行文章大纲撰写时，我们仍会陷入沟通不畅的困境。
有次，他共享着屏幕，我说哪里哪里可能要调整，但是他调整完，我觉得并没有get到我的意思，他也觉得很奇怪。于是我们立马开了一个飞书共享文档。他把文字复制过来，我可以直接编辑，他也可以在我重新编辑后的文字上修改。就这样一句话一句话盘逻辑、修改、完善，等会议开完，我们几乎把引言的70%内容重新调整完成。真的极大的提升了工作效率！
好啦，这次的推送先介绍到这里啦。这篇推送里没有介绍文件共享、分享加密等等共享软件普适性的优点，而是想从具体的使用场景上给大家一些思路。
萜妹其实还不算飞书的深度用户，所以它的更多功能我还没有用到，但仅仅是上述的这些特点，已经让我决定以后每个项目都要建个飞书文件夹了，hhh。大家如果有其他的使用技巧或心得也欢迎留言哦。
最后的题外话，忙本子的这段时间里，非常感谢小可爱们的包容和鼓励，安慰我这是做学术必经之路的、提醒我要注意身体的、说会等我回来的……我真的从大家的留言中汲取到了很多能量，无以言表，那就希望我写出更多有帮助的推送回馈大家吧！下周见！
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